7 modi di migliorare sensibilmente la vita d’ufficio

La vita d’ufficio non è sempre facile. È un micro-sistema, con le proprie gerarchie e regole. Capirle è utile ma a volte non basta. Ci sono infatti dei comportamenti disfunzionali che spesso vengono riprodotti in vari contesti aziendali, piccoli o grandi che essi siano. Trovando una soluzione però si riesce a migliorare sensibilmente l’ambiente in cui si lavora. Ma un impiegato puro e semplice cosa può fare per migliorare la propria vita d’ufficio e quella degli altri?

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Ecco alcuni spunti:

1. Libera la tua scrivania

Arrivi in ufficio, appendi il cappotto, ti siedi davanti alla tua scrivania. Cosa vedi? Disordine, pile di cartelle, post-it che ormai ricoprono tutto il monitor del computer, fogli e foglietti sparsi dappertutto. Come puoi iniziare la giornata in maniera produttiva se la prima cosa che devi fare è raccapezzarti su ciò che c’è sulla scrivania? Spesso dall’ordine di una scrivania si capisce molto dell’ordine mentale di una persona. Mettila in ordine! Ecco alcune cose che puoi fare:

  • Sistema le cartelle al loro posto. Se non hanno un posto trovalo.
  • Processa fogli, foglietti e post-it uno a uno. Butta ciò che non serve. Se ci sono cose che puoi fare in meno di 2 minuti falle subito. Raccogli in cartelline tutto ciò che riguarda singoli progetti. Le altre cose delegale o decidi quando farle mettendole in agenda.
  • Lascia sulla scrivania solo i progetti che stai mandando avanti nel quotidiano. Trova un posto diverso per il resto.
  • Usa i cassetti per tenere quasi tutta la cancelleria, mentre lascia nel portapenne solo ciò che usi più volte durante il giorno.
  • Usa la tecnologia a tuo vantaggio, eliminando foglietti e post-it e usando dei promemoria sul tuo computer.

2. Rallenta

A volte dobbiamo accelerare i tempi per rispettare una scadenza. Altre volte però, anche se non c’è una scadenza imminente, può capitare di farsi prendere la mano e usare un ritmo troppo veloce, che ti impedisce di avere davvero sotto controllo ciò che stai facendo. Rallenta. Fai un bel respiro. Prendi coscienza della pratica che hai davanti. Sfogliala, leggila, vedi che sia tutto ok. Eviterai errori inutili e non dovrai ritornare sui tuoi passi più volte.

3. Non fare domani ciò che puoi fare oggi

Sii pro-attivo nel tuo lavoro, non aspettare le scadenze! Se hai tempo per iniziare un lavoro allora inizialo ora. Se c’è una pratica che merita di essere finita prima di andare a casa (e portarti dietro il pensiero) allora falla. Se ci sono “tempi morti” riempili sistemando e organizzando l’archivio, sistemando la tua scrivania, etichettando le pratiche, ecc. E se hai ancora tempo, chiedi se c’è qualche lavoro di responsabilità per te! Se ti dimostri pro-attivo e pronto a prenderti delle responsabilità è probabile che qualcuno lo noti. Potrebbe giovarne la tua carriera.

4. Pausa caffè: è più importante la pausa del caffè!

C’è chi durante la pausa si porta dietro il lavoro, continua a parlare della riunione, si sfoga con il collega, magari maledicendone un altro e così via. Fai una pausa. Una vera pausa. Tradotto: stacca! Libera la mente, respira profondamente, pensa ad altro, svagati e parla di cose diverse. Valuta di sostituire caffè e sigarette con una semplice passeggiata intorno all’ufficio. Rimettere in moto il corpo è un buon modo di rimettere in moto anche la mente… e non c’è ne caffeina ne tabacco in questo.

5. Spezza la catena del gossip

Le chiacchiere da ufficio servono a nulla, come le voci di corridoio. Una volta è il collega, ma la volta dopo potresti essere tu. Inoltre, sono come il gioco del telefono: la voce che parte non corrisponde mai a quella che diventa alla fine, che di solito peggiora sensibilmente. Ignora il gossip da ufficio e non fare caso alle chiacchiere. Se dimostri che non ti importano molto probabilmente prenderanno di mira qualcun altro; e se non sparli male degli altri è più probabile che la tua vita in ufficio sarà più armoniosa e serena.

6. Lascia perdere i “perchè” e chiediti “come”?

Perchè il capo mi tratta così? Perchè quel collega non fa il suo lavoro? Perchè ci sono dei raccomandati in ufficio? Perchè, perchè, perchè? In verità una volta che avrai capito il perchè non te ne farai un granché, la situazione rimarrà immutata. Piuttosto, inizia a chiederti cosa puoi fare di concreto per migliorare la situazione. Forse puoi chiedere al tuo capo di dirti esattamente cosa vuole da te o come vuole svolta una mansione? Forse potresti chiedere al collega se trova difficoltà nello svolgere il suo lavoro e se vuole un consiglio o un piccolo aiuto? Oppure forse è utile sostituire la credenza del “solo i raccomandati vanno avanti” con “se mi dimostrerò capace e in grado di fare la differenza è probabile che mi prendano in considerazione per una promozione”? Le persone non si cambiano. Però si influenzano. Tu sei parte di un sistema (l’ufficio) e cambiando un elemento del sistema è probabile che cambi anche il sistema stesso. Quindi cambia tu per primo e vedi cosa succede. E se ciò che hai fatto non funziona? Fai qualcosa di diverso!

7. Lo stress? Soggettivo.

Due persone affrontano la stessa sfida. Per una è una strada in salita e le difficoltà sono all’ordine del giorno. Per l’altra, invece, tutto è uno stimolo, una occasione d’imparare e di mettersi alla prova. Stessa sfide, stesse capacità, stesso punto di partenza. Il punto d’arrivo, però, probabilmente sarà diverso. Se la differenza non è la sfida nè il contesto, lo è invece ciò che queste due persone pensano riguardo la sfida stessa. Prenditi la responsabilità dei tuoi pensieri. Tu, solo tu, sei padrone dentro la tua testa. Tu decidi ciò che pensi, ciò che vedi nella tua mente, ciò che ti dice la tua voce interiore, ciò che senti e ciò che provi. Lo stress è soggettivo. Prendertene la responsabilità è il primo passo. Solo così puoi iniziare a cambiare la percezione di ciò che ti circonda.


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